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Informativa intelligenza artificiale ai dipendenti: modello

Quando serve, cosa scrivere e a chi consegnarla, con un modello da copiare e un esempio compilato

Alessio Dottori · · 12 minuti di lettura

Scrivania con un documento da firmare e un computer portatile, per la guida all'informativa sull'intelligenza artificiale ai dipendenti

Se in azienda usi un software di intelligenza artificiale che aiuta a scegliere chi assumere, a chi dare un turno o come valutare il lavoro, devi consegnare ai lavoratori un'informativa sull'intelligenza artificiale ai dipendenti. L'obbligo riguarda i datori di lavoro privati e pubblici; nelle piccole e medie imprese di solito l'informativa la scrive chi si occupa del personale. Alla fine di questa guida avrai un modello da copiare, un esempio compilato e la lista degli errori da evitare.

In breve

  • Come capire se un tuo strumento fa scattare l'obbligo.
  • Un modello di informativa pronto da adattare, con un esempio già compilato.
  • Le scadenze, i destinatari e gli errori che costano sanzioni o decisioni nulle.

Quando serve l'informativa sull'intelligenza artificiale ai dipendenti

La legge italiana sull'IA (legge 132/2025, articolo 11) dice che il datore di lavoro o il committente deve informare il lavoratore dell'uso dell'intelligenza artificiale. Per i casi e i modi rimanda all'articolo 1-bis del decreto legislativo 152/1997, la norma sui sistemi automatizzati introdotta dal decreto trasparenza.

Quell'articolo riguarda i sistemi che danno indicazioni rilevanti su:

Qualche esempio concreto: un software che legge i curricula e li mette in ordine, un programma che assegna i turni, un cruscotto che dà un punteggio alla produttività, un sistema che analizza le telefonate di un call center.

C'è un punto discusso. L'articolo 1-bis parla di sistemi "integralmente automatizzati", mentre la legge sull'IA parla di uso dell'intelligenza artificiale in generale. Una parte degli esperti, come gli avvocati Ryolo e Manfredini su dirittobancario.it, legge l'obbligo in senso ampio: vale anche quando l'IA non decide da sola. La scelta più prudente è quindi informare ogni volta che l'IA incide su una decisione che riguarda il personale, anche se poi decide una persona.

Restano fuori, per come è scritta la norma, gli strumenti che non dicono nulla sui lavoratori. Un assistente che ti aiuta a scrivere una mail ai clienti non assegna compiti e non valuta nessuno.

Cosa cambia dal 23 ottobre con il decreto 179/2026

Il decreto legislativo 179/2026, in vigore dal 23 ottobre 2026, all'articolo 41 aggiunge tre regole per chi usa l'IA nelle decisioni sul personale:

  1. Prima dell'avvio del trattamento il datore deve aver consegnato l'informativa dell'articolo 1-bis.
  2. Le decisioni finali su assunzione, modifica o fine del rapporto, compresi i provvedimenti disciplinari e le valutazioni delle prestazioni, non possono basarsi solo su un trattamento automatizzato. Decide una persona, con un potere reale e autonomo. Il consenso del lavoratore non basta a superare il divieto.
  3. Il lavoratore può chiedere una motivazione comprensibile della decisione che lo riguarda. La motivazione la dà una persona e deve dire se e quanto ha pesato l'IA e quali parametri principali sono stati considerati.

Un licenziamento deciso in violazione di questa regola è nullo, e lo stesso vale per le altre decisioni prese così. Per il decreto, invece, la ricerca e la selezione dei candidati non sono una "decisione finale", anche quando escludono qualcuno dalle fasi successive. Se usi l'IA per selezionare, però, l'informativa resta dovuta. Se vuoi ripassare il quadro generale, ne abbiamo parlato nella newsletter del 13 ottobre.

Cosa deve contenere l'informativa: le 6 voci obbligatorie

Il comma 2 dell'articolo 1-bis elenca cosa scrivere. Ecco le sei voci, tradotte in domande a cui rispondere:

Voce di legge La domanda a cui rispondi
a) Aspetti del rapporto su cui incide Su cosa influisce lo strumento: selezione, turni, valutazione, controllo?
b) Scopi e finalità Perché lo usi e che risultato ti aspetti?
c) Logica e funzionamento Come arriva al risultato, spiegato in parole semplici?
d) Dati e parametri principali Quali dati usa e quali criteri pesano di più, anche per valutare le prestazioni?
e) Misure di controllo Chi controlla i risultati, come si correggono gli errori, chi è il responsabile?
f) Accuratezza e sicurezza Quanto è affidabile e sicuro, con quali misure, e c'è rischio di discriminazioni?

Il comma 4 aggiunge altri due compiti. Il primo: dare istruzioni sulla sicurezza dei dati e aggiornare il registro dei trattamenti. Il secondo: fare un'analisi dei rischi e una valutazione d'impatto privacy. Se dalla valutazione emerge un rischio alto, va consultato prima il Garante privacy.

Le voci c), d) e f) sono tecniche e spesso le conosce solo chi vende il software. Per questo il primo passo è chiederle al fornitore.

Come scrivere l'informativa sull'intelligenza artificiale ai dipendenti in 5 passi

  1. Fai l'elenco degli strumenti. Per ogni software che usi con il personale chiediti: dà punteggi, classifiche o suggerimenti su persone? Assegna compiti o turni? Controlla tempi, posizione o comportamenti? Se rispondi sì almeno una volta, mettilo in lista.
  2. Chiedi i dati al fornitore. Manda una mail con le sei domande della tabella e chiedi in particolare logica di funzionamento, dati usati, misure di accuratezza e test sulle discriminazioni. Conserva la risposta: ti servirà anche quando un lavoratore chiederà chiarimenti.
  3. Compila il modello. Usa il modello qui sotto, uno per strumento o uno unico con una sezione per ciascuno. Scrivi in modo chiaro: secondo la circolare del Ministero del lavoro n. 19/2022, citare in astratto le norme di legge non basta.
  4. Consegna nei tempi giusti. Ai nuovi assunti prima dell'inizio del lavoro. Se introduci uno strumento nuovo, prima di usarlo. Per ogni modifica che cambia le condizioni di lavoro, per iscritto e almeno 24 ore prima. La legge chiede un formato "strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico": un documento digitale con testo selezionabile, non una foto o una scansione, è la soluzione più semplice.
  5. Manda la stessa informativa ai sindacati. Va alle rappresentanze sindacali aziendali (RSA) o alla RSU. Se in azienda non ci sono, va alle sedi territoriali dei sindacati più rappresentativi a livello nazionale. Conserva la prova di invio e di consegna.

Dopo la consegna, il lavoratore, anche tramite il sindacato, può chiedere l'accesso ai dati e altre informazioni: devi rispondere per iscritto entro 30 giorni.

Questa guida non è una consulenza legale: per il tuo caso rivolgiti a un professionista.

Modello di informativa sull'intelligenza artificiale da copiare

Questo modello di informativa sull'intelligenza artificiale ai dipendenti è un punto di partenza, costruito sulle voci di legge: adattalo al tuo strumento e fallo controllare dal tuo consulente del lavoro. Tra parentesi quadre trovi le parti da riempire.

Informativa sull'uso di sistemi di intelligenza artificiale (art. 11 legge 132/2025, art. 1-bis d.lgs. 152/1997, art. 41 d.lgs. 179/2026)

Gentile lavoratrice, gentile lavoratore, con questo documento [nome azienda] ti informa che usa il sistema [nome del software, fornitore].

1. Su cosa incide. Il sistema viene usato per [selezione del personale / assegnazione dei turni / valutazione delle prestazioni / altro]. 2. Perché lo usiamo. Lo scopo è [descrizione]. Il risultato atteso è [descrizione]. 3. Come funziona. Il sistema [spiegazione in parole semplici di come arriva al risultato]. 4. Dati e parametri. Usa questi dati: [elenco]. I criteri che pesano di più sono: [elenco]. Le prestazioni vengono valutate così: [descrizione]. 5. Controllo umano. Ogni risultato viene esaminato da [ruolo], che può modificarlo o scartarlo. Le decisioni finali sul rapporto di lavoro le prende sempre una persona. Gli errori si segnalano a [contatto] e vengono corretti così: [procedura]. Responsabile del sistema di gestione della qualità: [nome o ruolo]. 6. Affidabilità e sicurezza. Secondo il fornitore, l'accuratezza è [dato e metrica usata]. Le misure di sicurezza sono [elenco]. I controlli contro le discriminazioni sono [descrizione]. 7. Sicurezza dei dati. Istruzioni per te: [regole pratiche]. Il trattamento è inserito nel registro dei trattamenti dell'azienda. 8. I tuoi diritti. Puoi chiedere, anche tramite il sindacato, l'accesso ai dati e altre informazioni: ti risponderemo per iscritto entro 30 giorni. Puoi chiedere a una persona una motivazione comprensibile delle decisioni che ti riguardano. Restano validi i tuoi diritti privacy (articoli 13, 15 e 22 del GDPR). Scrivi a: [contatto]. 9. Modifiche. Ti informeremo per iscritto almeno 24 ore prima di ogni modifica che cambi le tue condizioni di lavoro.

[Luogo e data] · [Firma del datore di lavoro] · Ricevuta: [firma del lavoratore]

Esempio compilato: un'azienda che usa l'IA per i turni

Ecco come potrebbe diventare la parte centrale del modello per un'azienda immaginaria, un negozio con 25 dipendenti che usa un software per i turni settimanali.

1. Su cosa incide. Il sistema propone i turni settimanali del personale di vendita. 2. Perché lo usiamo. Per coprire gli orari di maggiore affluenza e distribuire il lavoro in modo equo. Il risultato atteso è una bozza di calendario ogni lunedì. 3. Come funziona. Il software confronta le vendite delle settimane passate, le ore previste dal tuo contratto e le tue indisponibilità. Poi propone un calendario che copre i picchi di clienti. 4. Dati e parametri. Usa: ore da contratto, ferie e permessi approvati, indisponibilità che comunichi, storico delle vendite per fascia oraria. Non usa dati sulla salute né valutazioni personali. 5. Controllo umano. La responsabile del negozio controlla ogni bozza e la modifica prima di pubblicarla. Se un turno è sbagliato, scrivile entro 24 ore e lo correggerà.

Le voci 6 e 7 si riempiono con le informazioni del fornitore e con le tue regole interne sui dati: non inventarle.

Errori da evitare

Domande frequenti

Vale anche per i collaboratori? Sì. L'obbligo riguarda anche il committente nelle collaborazioni coordinate e continuative e in quelle organizzate dal committente, come prevede il comma 7 dell'articolo 1-bis.

E se il fornitore non mi dà le informazioni tecniche? Il comma 8 esclude dall'obbligo i sistemi protetti da segreto industriale e commerciale. Chiedi comunque al fornitore tutto ciò che può dire senza rivelare il segreto: le decisioni finali restano tue, e devi saperle motivare se un lavoratore lo chiede.

Devo rifare l'informativa per chi è già assunto? Sì, se lo strumento è nuovo o cambia le condizioni di lavoro: va consegnata prima di usarlo, e per ogni modifica almeno 24 ore prima. Fallo firmare per ricevuta o conserva la conferma di invio.

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Fonti

Questo articolo è scritto con l'intelligenza artificiale; i fatti sono verificati sulle fonti indicate con controlli automatici. Responsabile editoriale: Alessio.

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